Outlookでフォルダを作成してメールを自動で振り分ける方法!

Outlookではメールをフォルダに振り分けることができます。

ここでは、Outlookでフォルダを作成し、設定した条件に該当するメールを自動で振り分ける方法を紹介しています。

よく閲覧するメールなどは、フォルダに自動で振り分けて整理しておくとよいでしょう。

 

 

目次

1.Outlookにフォルダを作成する
2.フォルダにメールを自動で振り分ける方法
3.仕分けルールを削除する方法
4.仕分けルールを編集する方法
5.まと

Outlookにフォルダを作成する

Outlookでメールを自動で振り分ける前に、フォルダを作成する必要があります。

フォルダを作成する方法は2つあります。

右クリックでフォルダを作成する

 

1.「受信トレイ」の文字の上で右クリックをして、「フォルダーの作成」を選択します。

 

 

2.フォルダに名前を付けます。ここではフォルダ名を「A社」と付けました。フォルダ名は、どんなメールなのか分かりやすい名前にしましょう。

 

3.「受信トレイ」の場所に「A社」フォルダが作成されました。

「フォルダー」タブからフォルダを作成する

「フォルダー」タブからフォルダを作成することもできます。

 

1.「フォルダー」タブをクリックをして、「新規作成」グループの「新しいフォルダー」をクリックをします。

 

2.「新しいフォルダーの作成」ダイアログボックスが表示されます。

3.フォルダに付ける「名前」を入力し、フォルダーを作成する場所は「受信トレイ」をクリックします。フォルダーに保存するアイテムは「メールと投稿 アイテム」を選択して、「OK」ボタンをクリックすると「A社」フォルダが作成されます。

フォルダを削除する方法

不要になったフォルダは簡単に削除できます。

 

1.「A社」の文字の上で右クリックをして「フォルダーの削除」を選択すると、「A社」のフォルダが削除されます。

 

 

フォルダにメールを自動で振り分ける方法

作成した「A社」のフォルダに受信したメールを自動で振り分けてみましょう。

ここでは、差出人で振り分けてみます。

 

1.「受信トレイ」内から「A社」のフォルダに振り分けたいメールを選択します。

2.「ホーム」タブの「「移動」グループから、「ルール」の▼をクリックをして「仕分けルールの作成」を選択します。

 

3.「仕分けルールの作成」ダイアログボックスが表示されるので、「次の条件に一致する電子メールを受信したとき」の差出人・件名・宛先から仕分ける条件にチェックを入れ、「フォルダの選択」をクリックしましょう。ここでは、「差出人が次の場合」にチェックを入れましょう。

 

4.「仕分けルールと通知」ダイアログボックスが表示されます。「A社」フォルダを選択して「OK」ボタンをクリックしましょう。「A社」フォルダが表示されていない場合は、「受信トレイ」の▷をクリックします。

 

5.「仕分けルールの作成」ダイアログボックスに戻るので、「アイテムをフォルダーに移動する」にチェックが入り「A社」が入力されているのを確認して「OK」ボタンをクリックします。

 

7.「成功」ダイアログボックスが表示されるので、「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」のチェックを入れて「OK」ボタンををクリックしましょう。仕分けルールに設定した条件に該当するメールが、設定したフォルダーに移動されます。

 

 

仕分けルールを削除する方法

仕分けルールの削除は簡単にできます。

 

1.「ホーム」タブの「「移動」グループから、「ルール」の▼をクリックをして「仕分けルールと通知の管理」を選択します。

 

2.「仕分けルールと通知」ダイアログボックスが表示されるので、削除したい「仕分けルール」にチェックを入れて「OK」ボタンをクリックすると仕分けルールが削除されます。

 

 

仕分けルールを編集する方法

仕分けルールを変更したり、追加することもできます。

 

1.「ホーム」タブの「「移動」グループから、「ルール」の▼をクリックをして「仕分けルールと通知の管理」を選択します。

 

2.「仕分けルールと通知」ダイアログボックスが表示されるので、「仕分けルールの変更」の▼をクリックをして「仕分けルール設定の編集」を選択します。

 

3.表示される「自動仕分けウィザード」ダイアログボックスで、ステップ1で設定したい条件にチェックを入れ、ステップ2で仕分けルールの説明を編集します。

 

4.「次へ」のボタンをクリックして、メッセージに対する処理を選択します。ステップ1で設定したい処理にチェックを入れ、ステップ2で仕分けルールの説明を編集します。

 

5.「次へ」のボタンをクリックして、例外条件を選択します。ステップ1で設定したい条件にチェックを入れ、ステップ3で仕分けルールの説明を編集します。

 

6.ステップ1で仕分けルールの名前を指定し、ステップ2で仕分けルールのオプションを設定します。ステップ3で仕分けルールの説明を確認したら「完了」ボタンをクリックして、編集を完了させましょう。

Outlookでは他のメールアドレスに自動転送することもできます。自動振り分けする方法は、こちらのサイトで紹介しています。

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まとめ

フォルダを作成してメールを自動で振り分けておくと、Outlookで多量のメールの中から該当のメールを探すのも楽になります。

メールをフォルダに整理しておくと、必要なメールをうっかり削除してしまうといったミスも防ぐことができます。